Với thời gian làm việc tới hơn 40 tiếng trong 1 tuần, 2000 giờ trong 1 năm, văn phòng ở công ty giờ chẳng khác nào ngôi nhà thứ hai của bạn vậy. Nhưng câu hỏi đặt ra ở đây là: Làm thế nào có thể tận dụng hiệu quả không gian làm việc để thúc đẩy năng suất lao động và sự hài lòng trong công việc của bạn và nhân viên cấp dưới của mình?
Hãy cùng Cao Sang Event khám phá câu trả lời qua 12 mẹo tối ưu không gian văn phòng làm việc dưới đây.
- Lập kế hoạch
- Loại bỏ đồ nội thất thừa
- Đa dạng hóa nội thất
- Khía cạnh công nghệ trong văn phòng
- Tôn trọng ý kiến của nhân viên
- Tạo không gian làm việc nhóm
- Khía cạnh ánh sáng
- Xây dựng không gian thư giãn
- Xem xét về nhiệt độ
- Tạo không gian mở trong phòng
- Đừng khiến văn phòng trở nên quá trống trải
- Tạo không gian cho sự phát triển
1. Lập kế hoạch
Trước khi thực sự triển khai bất kỳ chiến lược nào, bạn nên định hình trong đầu xem mình cần phải triển khai những chiến lược quản trị văn phòng nào cho hợp lý? Sau khi có được những ý tưởng sáng tạo trong tay, bạn có hai sự lựa chọn:
Thứ nhất, nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện tài chính, bạn nên cân nhắc thuê một kiến trúc sư chuyên nghiệp để bố trí nội thất trong văn phòng.
Nhưng nếu ngân sách công ty không thực sự dư dả? Đừng quá lo lắng, bạn hoàn toàn có thể tự mình bắt tay vào công việc thiết kế và sắp xếp kiến trúc cho văn phòng. Tất nhiên, bạn phải đầu tư thời gian và chất xám để đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra.
Và cuối cùng, mọi sự thay đổi nên nhận được sự chấp thuận từ đại đa số các thành viên trong văn phòng. Hãy hỏi ý kiến của toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp trước khi thực sự triển khai kế hoạch vào thực tiễn.
2. Loại bỏ những đồ nội thất có thể gây sự thiếu thoải mái cho nhân viên khi làm việc
Khi sắp xếp nội thất trong phòng, bạn đừng ngại ngần mà loại bỏ tất cả những đồ nội thất có thể khiến cho nhân viên thiếu thoải mái khi làm việc.
Đó là chưa kể, những chiếc ghế chiếc bàn cũ kỹ có thể làm cho người nhân viên mắc phải những căn bệnh liên quan tới cột sống, mắt hay khả năng vận động.
Những yếu tố như chiều cao, chiều rộng và tính năng của các loại nội thất bạn nên tính toán một cách kỹ lưỡng. Bởi nó có thể liên quan mật thiết tới năng suất lao động của người nhân viên văn phòng.
Có thể, những chiếc bàn chiếc ghế văn phòng cao cấp sẽ khiến bạn đau đầu vì các loại chi phí mới phát sinh, nhưng cũng chẳng mất thời gian lâu để bạn nhận thấy hiệu quả từ những thiết bị ấy.
3. Đa dạng hóa nội thất văn phòng
Không phải nhân viên nào cũng có sức khỏe và thể trạng giống nhau.
Vì thế, bạn cần quan tâm tới nhu cầu, mong muốn, nguyện vọng của người nhân viên để có thể thiết kế được một môi trường văn phòng, nơi ai cũng cảm thấy thoải mái như trong chính ngôi nhà của mình vậy.
4. Quan tâm tới khía cạnh công nghệ trong văn phòng
Trước khi dịch chuyển hoặc thay đổi nội thất văn phòng, bạn nên tham vấn ý kiến từ bộ phận IT để đảm bảo không có bất kỳ sự gián đoạn hoặc khó khăn nào đối với nhân viên trong việc sử dụng máy móc, thiết bị trong khu vực làm việc.
Tính toán làm sao để nhân viên có thể thuận tiện sử dụng máy in, máy chiếu, hoặc sử dụng mạng Wifi với tốc độ nhanh nhất.
5. Tôn trọng ý kiến của nhân viên
Một nghiên cứu của Harvard Business Review đã cho thấy: Những nhân viên được tự do lựa chọn đồ nội thất mà mình thích có tỷ lệ hài lòng trong công việc cao hơn nhiều so với những người trong thế bị động. Chính vì vậy, có một lời khuyên dành cho bạn: Hãy tôn trọng ý kiến của nhân viên.
Thay vì tự ý mua sắm đồ nội thất mà chẳng thông báo tới ai, hãy soạn một form khảo sát để hỏi ý kiến từ toàn thể nhân viên văn phòng. Ý kiến nào nhận được đa số sự đồng thuận chính là hướng đi tiếp theo bạn nên thực hiện.
6. Tạo không gian làm việc nhóm
Việc khuyến khích nhân viên tận dụng không gian văn phòng để kết nối lẫn nhau trong công việc là một điều nên làm với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần đơn giản là đặt một chiếc ghế sofa thật thoải mái ở sảnh nghỉ ngơi dành cho nhiều người, thiết lập không gian sinh hoạt, vui chơi chung, hoặc thậm chí là treo những bức vẽ cổ động, khích lệ tinh thần ở xung quanh khu vực làm việc.
7. Chú ý tới khía cạnh ánh sáng
Độ sáng trong văn phòng có thể tác động tới hiệu quả làm việc, sức khỏe, tâm trạng của người nhân viên. Thậm chí, nếu bố trí ánh sáng không hợp lý, bạn có thể vô tình khiến người lao động rơi vào trạng thái stress, trầm cảm.
Thông thường, ánh sáng tự nhiên là nguồn sáng lý tưởng nhất cho mọi văn phòng. Nhưng không phải văn phòng nào cũng được hưởng điều kiện thuận lợi đến như vậy.
Trong trường hợp này, bạn nên cân nhắc sử dụng kết hợp đèn treo trần nhà và đèn đặt trên bàn làm việc để tạo không gian thoải mái nhất cho nhân viên.
8. Xây dựng không gian thư giãn cho nhân viên
Ta thường có định kiến rằng môi trường văn phòng là nơi tập trung 150% cho công việc, phải thật nghiêm túc, chuyên nghiệp. Nhưng ta đâu có dành hết thời gian để làm việc nơi công sở? Với 40 tiếng ở văn phòng, người nhân viên cũng có nhu cầu được nghỉ ngơi, thư giãn và tán gẫu.
Bạn hãy thử bố trí một khoảng không gian hợp lý cho nhu cầu thư giãn của nhân viên, nơi không có bất kỳ sự xuất hiện của máy tính, giấy tờ hay công việc.
Khu tập gym hay phòng ăn chung là khu vực lý tưởng để người nhân viên giải tỏa hết những căng thẳng, bộn bề trong 8 tiếng làm việc liên tục.
9. Xem xét vấn đề nhiệt độ trong văn phòng
Vấn đề nhiệt độ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với năng suất làm việc của nhân viên. Người nhân viên làm sao có thể tập trung 100% vào công việc khi căn phòng quá nóng vì ánh sáng bên ngoài chiếu vào, hay quá lạnh vì điều hòa phả gió liên tục?
Nhiệt độ lý tưởng trong môi trường văn phòng rơi vào tầm 22 đến 25 độ C. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo ý kiến của nhân viên để đặt ra mức nhiệt độ phù hợp nhất với tất cả mọi người.
10. Tạo không gian mở trong phòng
Sau khi đã phải trải qua những con đường tắc nghẽn để tới cơ quan, người nhân viên không muốn phải sống trong khoảng không bí bách thêm một giây phút nào nữa. Đó là chưa kể không gian mở khiến con người ta trở nên sáng tạo và cởi mở hơn, theo nhà tâm lý học Sally Augustin.
Vì vậy, đừng ngại ngần mà tạo ra một vài khoảng không để nhân viên có thể tự do đi lại và để đầu óc phiêu theo những ý tưởng táo bạo.
11. Đừng khiến văn phòng trở nên quá trống trải
Không có gì tệ hại hơn một văn phòng có quá nhiều khoảng trống, hoặc quá tối tăm. Thử đặt một vài chậu cây xanh, các bức vẽ cổ động tinh thần làm việc, một vài danh ngôn truyền cảm hứng hoặc có thể là logo của doanh nghiệp.
Nhưng cũng đừng quá lạm dụng nó, bởi không gian mà quá chật hẹp lại là con dao hai lưỡi, khiến nhân viên cảm thấy ngột ngạt, bí bách.
12. Tạo không gian cho sự phát triển
Một khía cạnh bạn cần phải cân nhắc, đó là sự chuẩn bị cho kế hoạch phát triển sắp tới của doanh nghiệp. Điều gì xảy ra nếu trong vòng 6 – 12 tháng tới, doanh nghiệp tăng trưởng đến mức cần phải thuê thêm nhân lực? Một văn phòng chật chội liệu có phải là sự lựa chọn sáng suốt?
Đầu tư cho tương lai chính là khoản đầu tư lãi nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy nên, bạn đừng quên có những tính toán cẩn thận cho những bước tiến sau này.
Tổng kết lại, để có thể tận dụng hiệu quả không gian làm việc tại văn phòng, bạn cần lên kế hoạch thật cẩn thận trước khi thực hiện, quan tâm tới ý kiến của nhân viên, thận trọng trong việc lựa chọn đồ nội thất, bố trí bàn ghế sao cho tạo thật nhiều không gian mở để phát triển tính sáng tạo, cũng như điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng phòng sao cho hợp lý.
Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn có những quyết định đúng đắn trong việc thiết kế, sắp xếp và điều chỉnh nội thất văn phòng sao cho hiệu quả và hợp lý nhất. Cùng Cao Sang Event tạo nên cho doanh nghiệp của mình một không gian làm việc hoàn hảo nhé!
