Một kịch bản tổ chức sự kiện hấp dẫn và chuyên nghiệp không chỉ mang đến thành công to lớn cho một sự kiện quan trọng, mà còn giúp doanh nghiệp để lại nhiều ấn tượng sâu sắc cùng dấu ấn lắng sâu trong tâm trí của khách mời tham dự sự kiện. Qua bài viết này Cao Sang Event chia sẻ các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng nhất bên dưới đây!
QUY TRÌNH LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trong mỗi sự kiện khác nhau, từ các buổi tiệc nhỏ đến các hội nghị lớn, đều đòi hỏi một quy trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện chắc chắn, logic và tỉ mỉ. Không phải ngẫu nhiên mà chúng ta thấy một sự kiện thành công mà không có điều gì sai sót. Đó là kết quả của quá trình lên kế hoạch chi tiết, đôi khi mất hàng tháng trời để chuẩn bị. Cao Sang Event – đơn vị dẫn đầu trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Đà Lạt, Lâm Đồng, sẽ chia sẻ các bước cơ bản để bạn có thể lên kế hoạch cho mọi sự kiện:
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ ĐỐI TƯỢNG THAM GIA SỰ KIỆN
Việc đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện là xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được và đối tượng tham gia. Mục tiêu có thể là quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm, hoặc gây quỹ từ thiện. Xác định đối tượng tham gia sẽ giúp bạn xây dựng nội dung và trải nghiệm sự kiện phù hợp nhất.
LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ XÁC ĐỊNH NGÀY GIỜ DIỄN RA EVENT
Một khi mục tiêu và đối tượng đã được xác định, bạn cần lựa chọn một địa điểm (trong nhà hay ngoài trời, gần trung tâm thành phố hay ngoại ô)và xác định ngày giờ phù hợp để tổ chức sự kiện.
XÁC ĐỊNH KẾ HOẠCH TỔ CHỨC EVENT CHI TIẾT, CỤ THỂ
Bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm lịch trình, chương trình (agenda), chủ đề, diễn giả, nhân vật nổi tiếng hoặc celeb tham dự. Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện cẩn thận sẽ giúp đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ, từ khâu chuẩn bị cho đến khâu thực hiện sự kiện phải được chi tiết thông qua timeline event mà Cao Sang Event thông thường hay áp dụng cho mỗi sự kiện.
HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH SỰ KIỆN VÀ ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH
Sau khi có kế hoạch chi tiết, việc phân bổ ngân sách từng phần chi tiết như âm, thanh, ánh sáng, sân khấu, quà tặng, trang trí sự kiện, tiệc mừng …và nhân sự phụ trách sự kiện là việc bắt buộc cần phải có để follow dự án từ lúc khởi đầu sự kiện đến kết thúc chương trình.
PR VÀ QUẢNG BÁ SỰ KIỆN (TRƯỚC – TRONG – SAU)
Khi mọi thứ đã được sắp xếp, quảng bá sự kiện là bước tiếp theo. Các phương pháp tiếp thị và quảng bá có thể bao gồm: sử dụng phương tiện truyền thông, hệ thống mạng xã hội, email marketing, tivi, radio, banner, backdrop và cả quảng cáo trực tiếp.
QUẢN LÝ EVENT VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ PHÁT SINH
Không có sự kiện nào diễn ra một cách hoàn hảo. Vì vậy, quy trình lên kế hoạch sự kiện cần phải bao gồm cả việc quản lý và giải quyết những vấn đề phát sinh. Điều này bao gồm việc lên kế hoạch dự phòng cho các vấn đề có thể xảy ra và có đội ngũ sẵn sàng xử lý các vấn đề rủi ro hay phát sinh trong sự kiện.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỰ KIỆN SAU CHƯƠNG TRÌNH
Cuối cùng, sau khi mỗi sự kiện kết thúc, bạn nên dành thời gian đánh giá hiệu quả của nó, review lại tất cả mọi hoạt động đã diễn ra. Thu thập phản hồi từ khách tham gia, đánh giá mục tiêu đã đạt được và rút kinh nghiệm để cải thiện trong tương lai cho các chương trình sự kiện được tốt nhất.
VÌ SAO CẦN XÂY DỰNG MẪU KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN
Xây dựng kế hoạch sự kiện là bước không thể thiếu trong quá trình tổ chức một sự kiện thành công. Dưới đây là một vài lợi ích của việc lập kế hoạch sự kiện chi tiết:
- Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện, từ lập kế hoạch ban đầu cho đến việc triển khai và đánh giá sau sự kiện, được thực hiện một cách có hệ thống và hiệu quả.
- Xây dựng mẫu kế hoạch sự kiện chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu, đối tượng mục tiêu, và thông điệp muốn truyền đạt, từ đó hỗ trợ trong việc chọn địa điểm, quảng bá, và quản lý nguồn lực. Đặc biệt, nó còn là công cụ quan trọng để phối hợp các bộ phận liên quan, quản lý ngân sách, và giảm thiểu rủi ro, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Việc lập mẫu kế hoạch sự kiện cẩn thận còn giúp ban tổ chức cá nhân hóa trải nghiệm cho từng người tham gia, qua đó nâng cao uy tín và hình ảnh của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kế hoạch sự kiện là cơ sở để đánh giá hiệu quả của toàn thể ban tổ chức, giúp đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.
Việc triển khai truyền thông cho một chiến dịch event marketing sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như ngân sách, nguồn lực hay tính chất của sự kiện,… Do đó trong quá trình xây dựng kế hoạch cho sự kiện cần chi tiết và kỹ lưỡng.
10 BƯỚC XÂY DỰNG MẪU KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
BƯỚC 1: LẬP KẾ HOẠCH TỔNG QUAN SỰ KIỆN
Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể và đối tượng mục tiêu của sự kiện. Từ đó, phác thảo ý tưởng tổ chức, chọn lựa chủ đề và định hình format sự kiện. Kế hoạch tổng quan bao gồm việc: lựa chọn ngày tháng, địa điểm, thời gian và đánh giá sơ bộ về cơ sở vật chất cần thiết.
Đồng thời, thiết lập một ban tổ chức sự kiện, phân công trách nhiệm cho từng thành viên, từ quản lý dự án đến các bộ phận chức năng như: chất liệu, truyền thông, PR, hậu cần, thiết kế, chi phí vận hành…
BƯỚC 2: LẬP TIMELINE KẾ HOẠCH SỰ KIỆN
Một timeline chi tiết cho việc tổ chức sự kiện giúp đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện đúng hạn. Timeline Event này nên được thiết kế để bao gồm tất cả các bước từ chuẩn bị đến thực hiện và đánh giá sự kiện.
Việc này giúp định hình rõ ràng các mục tiêu cần đạt được ở mỗi giai đoạn và thời hạn cụ thể cho từng công việc, từ việc lựa chọn nhà cung cấp, thiết kế và sản xuất tài liệu quảng cáo, đến việc triển khai chiến dịch marketing. Sử dụng công cụ quản lý dự án có thể giúp ban tổ chức giữ mọi thứ được tổ chức tốt và đồng bộ.
BƯỚC 3: CHECKLIST THEO DÕI CÁC CÔNG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Phát triển một checklist event cụ thể cho mỗi công việc liên quan đến sự kiện giúp ban tổ chức không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Từ việc thuê địa điểm, đặt catering, cho đến việc thuê thiết bị và chuẩn bị quà tặng cho khách mời, mỗi công việc đều cần được ghi chép cẩn thận và theo dõi chặt chẽ. Checklist sự kiện giúp toàn thể ban tổ chức làm việc hiệu quả và năng suất hơn, giảm thiểu sai sót đảm bảo mọi thứ được hoàn thành theo kế hoạch.
BƯỚC 4: XÂY DỰNG NGÂN SÁCH TỔNG QUAN VÀ CHI TIẾT CHO SỰ KIỆN
Ngân sách là yếu tố quyết định cho việc tổ chức sự kiện, từ việc ước lượng tổng chi phí cho đến việc lập ngân sách chi tiết cho từng hạng mục. Việc này bao gồm từ triển khai các hoạt động quảng cáo sự kiện, thuê địa điểm, trang trí, đến ẩm thực và giải trí.
Một bản ngân sách chi tiết giúp nhóm tổ chức sự kiện hiểu rõ được dòng tiền và quản lý tài chính một cách chặt chẽ, đồng thời cũng đặt ra kế hoạch dự phòng cho những chi phí phát sinh không lường trước. Việc theo dõi ngân sách cẩn thận và điều chỉnh kế hoạch tài chính dựa trên báo giá thực tế từ các nhà cung cấp là bước không thể thiếu, đảm bảo sự kiện diễn ra mà không vượt quá khả năng tài chính đã định.
BƯỚC 5: LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
Kế hoạch truyền thông sự kiện cần được xây dựng một cách tỉ mỉ và sáng tạo, nhằm thu hút sự chú ý và hứng thú của đối tượng mục tiêu. Xác định rõ ràng các kênh truyền thông sẽ được sử dụng, từ truyền thông truyền thống như báo chí, TV, đến digital marketing qua mạng xã hội, email marketing, và quảng cáo trực tuyến. Việc phát triển nội dung phong phú và đa dạng, từ video, bài viết, đến hình ảnh và infographic, giúp tạo ra sự tham gia và tương tác từ cộng đồng, đồng thời tăng cường nhận thức về sự kiện.
BƯỚC 6: CHECKLIST CÔNG VIỆC TRUYỀN THÔNG
Lập một checklist chi tiết cho các công việc truyền thông, bao gồm các nhiệm vụ như thiết kế và duyệt nội dung quảng cáo, lên kế hoạch và thực hiện các chiến dịch quảng bá trên mạng xã hội, theo dõi và phân tích phản hồi từ khán giả. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động truyền thông đều được triển khai đúng kế hoạch, đúng thời gian, và đạt được hiệu quả mong muốn.
BƯỚC 7: LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI SỰ KIỆN
Tổ chức và quản lý danh sách khách mời cẩn thận, bao gồm việc gửi thư mời, theo dõi phản hồi, và cập nhật tình hình tham gia. Điều này không chỉ giúp ước lượng số lượng người tham dự một cách chính xác hơn mà còn đảm bảo rằng mọi khách mời đều nhận được sự chú ý và quan tâm cần thiết, từ việc chào đón đến việc chăm sóc trong suốt sự kiện. Ngoài ra, ban tổ chức có thể sử dụng một số phần mềm hỗ trợ tự động gửi lời nhắc đến khách mời và đối tác tham dự chương trình.
BƯỚC 8: SƠ ĐỒ CHỖ NGỒI SỰ KIỆN VÀ TỔNG QUAN CÁC KHU VỰC SỰ KIỆN
Thiết kế sơ đồ chỗ ngồi phù hợp với không gian và định dạng của sự kiện, đảm bảo mọi người có thể tương tác và tham gia một cách thoải mái. Điều này bao gồm việc xem xét các yếu tố như tầm nhìn, âm thanh, và dễ dàng di chuyển, đồng thời tạo điều kiện cho việc mạng lưới và giao lưu giữa khách mời.
BƯỚC 9: SETUP SỰ KIỆN VÀ RUN SỰ KIỆN
Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thiện, sự kiện có thành công hay không chính là nhờ vào người điều phối sự kiện và Ekip sự kiện. Người điều phối tổ chức phải có tầm nhìn lớn, linh hoạt trong mọi tình huống, nắm bắt nhanh vấn đề và biết mình nên hay không nên làm gì.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip tổ chức sự kiện phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đồng thời cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp như ý muốn và phòng các rủi ro trong quá trình chạy sự kiện.
BƯỚC 10: THEO DÕI VÀ ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ SỰ KIỆN
Sau khi sự kiện kết thúc, việc thu thập phản hồi từ khách mời, đối tác, và các thành viên trong ban tổ chức là cực kỳ quan trọng để đánh giá hiệu quả sự kiện. Sử dụng các công cụ và phương pháp đo lường như khảo sát trực tuyến, phân tích dữ liệu mạng xã hội, và đánh giá truyền thông để thu thập thông tin về mức độ hài lòng, sự tham gia, và tác động truyền thông của sự kiện.
Từ đó, tổng hợp và phân tích dữ liệu để rút ra bài học và cải thiện cho các sự kiện tương lai. Đặc biệt, việc đo lường ROI (Return on Investment) của sự kiện qua các chỉ số như số lượng leads được tạo ra, tác động đến thương hiệu, và doanh thu có thể giúp đánh giá rõ ràng giá trị thực sự mà sự kiện mang lại.
TỔNG KẾT
Ngoài ra, việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả cũng cần phải linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với các tình huống bất ngờ. Việc dự phòng cho những sự cố như vấn đề kỹ thuật, diễn giả hủy lịch vào phút chót, hoặc sự kiện bị gián đoạn là cực kỳ quan trọng. Điều này bao gồm việc có kế hoạch thay thế và phương án ứng phó sẵn sàng, giúp giảm thiểu sự gián đoạn và duy trì sự chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện với số lượng lớn khách mời tham dự, đừng ngần ngại hãy gọi cho Công ty sự kiện Cao Sang Event – Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Tp Đà Lạt để được tận tình tư vấn và báo giá chi tiết!